Le travail hors saison dans un Office de Tourisme

« Quand vient la fin de l’été…. »

Non pas sur la plage, mais dans notre petit coin de Dordogne, les vacanciers sont (presque) tous repartis, les jours raccourcissent, l’automne est là avec ses magnifiques couleurs.

Mais que fait-on dans les Offices de Tourisme ???

On travaille, mais oui !

Bien sûr, l’accueil en vis-à-vis est dérisoire en cette saison, mais il y a aussi l’accueil numérique qui prend une part de plus en plus importante dans nos métiers en constante évolution ! Mais l’accueil n’est pas la seule mission à nous être déléguée : promotion, animation du territoire, coordination des acteurs locaux… c’est tout au long de l’année que nous réalisons ces missions dans nos Offices de Tourisme !

Quelques exemples :

Nous sommes fiers de présenter tous les ans nos 2 guides, réalisés en commun avec les OT de Neuvic, Mussidan et Montpon :

·        * Guide se loger en vallée de l’Isle

·       *  Guide touristique en vallée de l’Isle

Depuis début septembre, nous travaillons sur la réalisation de ces deux guides : c’est d’abord une recherche de nouveaux prestataires afin d’étoffer l’offre du territoire, puis la rencontre avec tous les différents partenaires et la visite complète de leurs locaux : locations saisonnières, chambres d’hôtes, hôtels, campings, hébergements de groupes, restaurants, sites, activités de loisirs, producteurs, artisans…

Réalisation de l’encart, prise de photos pour alimenter la photothèque de l’Office de Tourisme, conseils divers sur les contrats de location, la taxe de séjour, les tarifs pratiqués, etc….

Comme le montre la photo, nous testons également les savoureux produits proposés dans les restaurants de nos territoires !

Les 3 techniciennes des OT se réunissent ensuite pour réaliser la maquette

 des différents guides, rédiger le sommaire, créer de nouvelles pages, améliorer la qualité des informations données, choix des photos, choix de la page de couverture, réflexion sur la mise en page des différentes informations, etc…

Une fois la maquette faite, les fiches sont données avec les photos sur CD à l’agence Ilô Créatif avec laquelle nous travaillons depuis plusieurs années.

Plusieurs relectures sont prévues, dont une épreuve de relecture envoyée aux partenaires afin qu’ils valident leur offre.

La parution du guide "se loger "est ainsi prévue fin décembre et celle du guide touristique mi janvier.

·        Mise à jour Internet :

Les offres des partenaires étant validées, nous devons mettre à jour les informations sur nos sites internet, sur le site Amivac avec lequel nous avons un partenariat pour les locations saisonnières et très prochainement un site de location de chambres d’hôtes pour mieux valoriser ce type d’hébergement : saisie de toutes les informations, mise en ligne des photos…

·        Bilan fin de saison :

L’Office de Tourisme étant financé par des fonds publics, nous présentons à nos élus en conseil communautaire un bilan de fin de saison ainsi que nos actions au cours de l’année. L’occasion de rencontrer nos élus financeurs, qui ne sont pas forcément les mêmes élus présents lors de l’assemblée générale annuelle. Ce dossier se prépare minutieusement, avec statistiques de fréquentation, graphiques, photos, bilans… Pour cela, nous envoyons des questionnaires de satisfaction aux hébergeurs, sites, activités, commerçants et analysons la demande.

·        Plan local de formation

L’Office de Tourisme s’est engagé auprès du Pays de l’Isle aux côtés des Offices de Tourisme de Périgueux, Montpon, Mussidan, St Astier et Vergt à participer à un plan local de formation (PLF).

Le PLF est un outil de professionnalisation, il permet à un territoire d’être accompagné par la MOPA (Mission des Offices de tourisme et pays d’accueil d’aquitaine) pour composer un programme de formation sur 3 ans dans une logique de stratégie touristique de territoire. La formation est conçue sur mesure, au plus près des besoins et acteurs exprimés par les acteurs en local.

Programme sur les 3 ans :

-          -    Connaître et appréhender la valeur du potentiel touristique de son territoire (harmonisation des techniques d'inventaire, connaître son potentiel touristique par rapport au marché du tourisme, savoir valoriser l'impact économique de l'offre touristique sur le territoire.)

-        Apprendre à valoriser la pluvalue de l'office de tourisme auprès des prestataires

-          -    E-tourisme : apprendre à connaître l'environnement lié au E-tourisme et investir le web

Nos formations ont commencé en octobre et vont se poursuivre très régulièrement, à raison de 12 jours/an. Chaque participant a également un travail personnel à fournir pour la prochaine journée de formation qui aura lieu le 17 novembre à l'Office de Tourisme de Neuvic.

·        Formations MOPA

En plus du PLF, les offices de tourisme d’aquitaine ont accès à une multitude de formations en adéquation avec l’évolution du tourisme. 

• Les 13 et 14 octobre, nous avons donc participé à une formation intitulée « mieux communiquer avec ses prestataires ». De nombreuses clés nous ont été données afin de mieux animer notre réseau. Nous n’avons plus qu’à les mettre en place !
  

Organisation soirée fin de saison

Pour la 5ème année, nous organisons une soirée fin de saison pour remercier les prestataires ayant accueilli les circuits en minibus ainsi que tous ceux qui ont contribué au succès des actions organisées par l'OT, sans oublier les bénévoles ! Tout les détails de la soirée dans un prochain article.....

Suivi administratif

L'office de Tourisme est associatif, nous avons donc un bureau et un conseil d'administration où les décisions sont prises, ce qui nécessite des réunion de préparation, des comptes-rendus, etc.... Sans oublier le suivi des comptes, des fournitures, des commandes diverses.....

Travail avec le Pays de l'Isle

Brochure :

Les Offices de Tourisme du Pays de l'Isle (Neuvic, Montpon, Mussidan, St Astier, Périgueux et Vergt) ont travaillé ensemble pour l'élaboration d'un dépliant d'appel de notre territoire, il sera   bientôt disponible à l'Office de Tourisme.

Site Internet :

Le site Internet du pays va enfin voir la jour dans les prochaines semaines et sera syndiqué avec le sirtaqui. Nous travaillons ensemble pour éviter les doubles saisies entre nos sites et le siratqui, une réunion est d'aiileurs prévue à l'OT mercredi matin à 10h avec le Pays.

Engagement dans la démarche qualité

Comme les autres Offices de Tourisme du Pays de l'Isle, l'OT du Pays de Neuvic s'est engagé dans une démarche qualité. 

Qu'est-ce qu'une démarche qualité ? 

Suivre une démarche qualité pour une entreprise, c'est garantir à ses clients qu' ell e s'engage à les satisfaire. 

Une démarche qualité s'appuie sur les besoins et les attentes de la clientèle pour adapter l'offre touristique aux évolutions de la demande.

Une démarche qualité se caractérise par :

l'obtention d'un label ou d'une marque,
son caractère volontaire,
une évaluation et/ou un audit des prestations sur la base d'un référentiel, reprenant les objectifs définis,
l'évaluation de la satisfaction des clients.

La garantie d'un accueil de qualité

Bien accueillir, c'est aussi bien informer
Vous vous engagez à donner à vos clients une information claire, précise, complète et rapide, tant au téléphone que sur le site.

Bien accueillir le client, c'est se mettre à son service
Il faut être disponible, attentif, compétent. Mais il faut aussi savoir s'adapter à tous les publics.

Notre première action a été de mettre en place durant l'été un questionnaire de satisfaction à l'attention de la clientèle touristique.

Les questionnaires ont été collectés et traités par le service tourisme du conseil général. Un rendu a été fait lors d'une réunion le 20 octobre.

Les points abordés dans ce questionnaire :

- L'accès à l'OT : signalisation, parking, horaires d'ouverture.

- L'environnement : confort des lieux, propreté, présentation en libre service de l'info touristique.

- l'attitude du personnel : présentation, amabilité, disponibilité.

- les compétences du personnel : compréhension de la demande, réponse adaptée, re-orientation vers d'autres structures si nécessaire.

- information : précision des informations données, incitation à découvrir d'autres activités touristiques.

- suggestions et remarques.

Le profil de la personne enquêtée : âge, durée séjour, provenance, séjour en couple (famille, seul ou groupe).

Le rendu des questionnaires par structure sera fait lors d'une prochaine réunion du groupe qualité.

Voilà une petite ébauche de nos actions tout au long de l'année.... Nous venons également de valider notre participation au salon des vacances de Bruxelles en février 2012 afin de vendre aux Belges notre belle vallée de l'Isle. Durant ce salon, nous partagerons le stand avec l'Office de Tourisme de Périgueux.